مدیریت مالی
این مدیریت زیر نظر مستقیم معاونت مالی فعالیت می‌کند و واحدهای ثبت عواید، ثبت مصارف و خرید اموال به‌عنوان زیر مجموعه‌ی این مدیریت فعالیت دارند.
الف) مشخصات مدیر
نام و تخلص: جاوید سروری
محل تولد: ولسوالی جارغوری ولایت غزنی
تحصیلات: لیسانس اداره و تجارت
Work Experiences
1. Finance Officer at Care of Afghan Families(2015 – 2016)
2. Finance Officer at Gholghala Group (217 – 2018)
3. Finance Manager at Khatam Al-Nabieen University (2019 – Now)
شرح وظایف
- حفظ دقیق اسناد مالی در تمامی زمان ها؛
- تکمیل فعالیت های مربوط به امور مالیاتی در مطابقت با قوانین، مقررات و طرزالعمل های داخلی و ایجاد فایل های لازم؛
- سرپرستی کارمند بخش مالی و تهیه صورت مغایرت بانکی؛
- اخذ گزارش گردش صندوق بطور ماهوار از صندوق دار و تطبیق آن با اسناد دریافتی و پرداختی؛
- همکاری با معاون اداری مالی در زمینه طراحی و اجرای سیستم کنترل داخلی بخش مالی جهت کسب اطمینان از محافظت و مدیریت مناسب امور مالی و دارایی‌های دانشگاه؛
- بررسی و تأیید گزارش کارکرد اساتید و کارمندان
- مقایسه گزارشهای مالی ماهیانه با بخش‌های بودجه مالی جهت نظارت از تطبیق بودجه؛
- بررسی گزارش حاضری و جدول معاشات جهت اطمینان از صحت ساعات، پرداخت، کسری ها و غیره و تأیید آن؛
- بررس و تأیید جدول معاشات جهت اطمینان از صحت درج ارقام در ستونهای مختلف؛
- سرپرستی از به روز بودن اموال و دارایی های ثابت دانشگاه؛
- آماده سازی و تحویل گزارشهای هفته وار/ماهوار به معاون اداری مالی؛
- تهیه برنامه بودجه سالانه با همکاری معاون اداری مالی؛
- نظارت بر تطبیق بودجه و تهیه گزارش میزان تطبیق و مانده ها در پایان سال مالی؛
- چگ و ارزیابی بودجه مصرف شده بر اساس بیل های دریافتی؛
- تنظیم فرم درخواست انتقال پول از حساب بانکی به حساب های دیگر؛
- برنامه ریزی برای شمارش موجودی انبار در پایان سال، نظارت بر اجرا و گزارش نتایج؛
- تهیه نسخه پشتیبانی بصورت هفته وار از سیستم حسابداری و نگهداری و مراقبت از آنها؛
- بستن حسابها و تهيه گزارشات مالي پايان سال؛
- کسب اطمینان از ثبت تمامی عملیات مالی در سیستم حسابداری؛
- نظارت بر عملکرد کارکنان واحد مالی و مشارکت در ارزیابی عملکرد دوره ای آنها.
ب) مشخصات صندوق‌دار
نام: محمدهاشم
نام خانوادگی: علی‌زاده
محل تولد: ایبک سمنگان
تحصیلات: لیسانس BBA
Work Experiences
1. Compliance Officer in AIB(2016-2018)
2. Cashier at Khatam Al-Nabieen University(2018 – Now)
شرح وظایف و مسئولیت‌ها
- دریافت درآمدهای نقدی اعم از فیس دانشجویان، کرایه لیلیه‌ها، و دیگر عواید بر اساس صورت حساب صادر شده توسط کارمند و دستیار مالی؛
- امضا و تأیید صورت‌حساب‌های دریافتی و نگهداری یک نسخه از صورت حسابهای درآمدی؛
- پرداخت نقدی بر اساس اسناد تأیید شده پرداخت، لیست های پیش پرداخت و دیگر اسناد مالی و اخذ امضای افراد؛
- صدور صورت حساب معاشات و امتیازات اساتید و کارمندان، اخذ امضاء و ثبت در سیستم حسابداری(pay bill)؛
- ثبت، نگهداری، مانده گیری و کنترل مستمر حساب صندوق و حسابهای معین آن؛
- ارایه گزارشات منظم از وضعیت نقدینگی صندوق به مدیر مالی؛
- حسابرسی هفته وار و ماهوار دریافت و پرداخت‌های نقدی و گزارش آن به مدیر مالی؛
- ثبت، طبقه بندی و نگهداری کلیه اسناد مربوط به دریافتها و پرداخت‌های صندوق؛
- كنترل و ارسال اسناد صادره بصورت روزانه به کارمند مالی جهت ثبت حسابداري؛
- برنامهريزي روزانه پرداختها بر اساس دريافتها؛
- پرداخت عليالحساب حقوق به پرسنل مطابق دستور مقام مافوق و گزارش آن به کارمند مالی جهت درج ستون کسورات جدول معاشات؛
- همكاري مستمر با ساير كاركنان بخش امور مالي جهت پيشبرد كليه عمليات مالي قسمت؛
- حفظ و حراست از وجوه نقد، دسته چک ها، اوراق بهادار و اسناد مالی؛
- راهنمایی و پاسخگویی مسئولانه به مراجعه کنندگان و همکاری و راهنمایی در انجام سایر کارهای اداری با همکاران؛
- رعایت امانت در جریان کار و عدم افشای اسناد و اطلاعات؛
- انجام سایر امور طبق صلاحدید مقام مافوق.
ج) مسؤول ثبت عواید
مشخصات
نام: اجمل الرحمن
تخلص: احمدی
محل تولد:
سابقه کاری:
شرح وظایف
- ثبت اسناد پرداختی(هزینه ها، مصارف، و خریدها) در سیستم حسابداری؛
- بررسی و امضای صورت حسابهای دریافتنی(invoices)؛
- تهیه اسناد حسابداری(vouchers) مربوط به مصارف و هزینه ، کدگزاری و فایل بندی آنها؛
- سرپرستی دستیار مالی در زمینه ثبت روزانه عواید و دریافتها در سیسستم حسابداری؛
- تهیه جدول معاشات و امتیازات بر اساس گزارش مدیر اداری و مدیر اساتید، پس از تأیید مراجع مربوط؛
- ثبت معاشات و امتیازات در سیستم حسابداری(enter bill)؛
- تطبیق حسابهای بانکی با اسناد و آماده سازی صورت مغایرت بانکی بصورت دقیق و به موقع؛
- پيگيري وصول اسناد دريافتني، تماس با بانكها، اشخاص حقيقي و حقوقي جهت تأمين نقدينگي دانشگاه؛
- حفظ و تطبیق ثبتهای دفاتر کل با اسناد بصورت ماهیانه؛
- چک مجدد تمامی درخواستهای بازپرداختی بر اساس رسیدهای موجود؛
- بررسی و تراز نمودن گردش روزانه نقدینگی در سیستم حسابداری؛
- پیش بینی ماهیانه نقدینگی مورد نیاز؛
- تهیه گزارش مالی ماهیانه برای مدیر مالی؛
- تعقیب رویه های خرید در همکاری با مسئول خرید؛
- ایمیل کردن چک ها، لیست معاشات، و دیگر پرداختنی ها به بانک برای پرداخت؛
- تنظیم فرم های مختلف مورد نیاز در سیستم کوئیک بوکس؛
- همكاري با مدیر مالي جهت بستن حسابها و تهيه گزارشات مالي پايان سال؛
- همکاری با مدیر مالی و معاون اداری مالی در تهیه بودجه سالانه.
د) مسؤول خرید
مشخصات
نام: جاوید
تخلص: حیدری
سال و محل تولد: 1372 جاغوری غزنی
تحصیلات: لیسانس اقتصاد
سابقه کاری: کارمند دانشگاه خاتم از سال 1392 – اکنون
شرح وظایف
- پیش‌بینی میزان مصرف ملزومات و تجهیزات و تهیه‌ی برنامه‌ی تدارکاتی به‌صورت سمستروار؛
- دریافت درخواستی‌های خرید از واحدهای متقاضی و پی‌گیری تامین آنها؛
- برنامه‌ریزی و انجام اقدامات لازم در جهت تامین کالاهای مصرفی و اموال مصرفی و اموال مورد نیاز دانشگاه بر اساس بودجه مصوب و مجوزهای صادره و آیین‌نامه‌ها و مقررات مربوط به معاملات؛
- بررسی و کنترل لازم جهت شناسایی نوع کالا، تعداد و سایر مشخصات فنی کالا در هنگام خرید؛
- انجام کلیه‌ی امور مربوط به تدارکات سفرها، سمینارها، جلسات و غیره حسب دستور مقام مافوق
- تهیه و تنظیم قراردادهای مربوط به خرید و انجام خدمات؛
- تهیه و تنظیم گزارشهای مالی و فیزیکی فعالیت‌های خرید و تدارکات ارایه به مقام مافوق؛
- توظیف نیروهای خدماتی و تنظیم فعالیت‌های روزانه‌ی آنها؛
- مدیریت و نظارت بر فعالیت پرسنل خدماتی در مرکز و ساختمان طب؛
- نظارت کامل بر نظافت روزانه‌ی ساختمان‌ها، نمازخانه، درب پنجره، کف اتاق‌ها، سالن‌ها، شیشه‌ها، تجهیزات و اثاثیه؛
- نظارت بر جمع‌آوری و انتقال ضایعات و زباله‌ها و تخاله‌ها به محل‌های تعیین شده؛
- حفظ و استفاده بهینه از وسایل، تجهیزات و تسهیلات تحت اختیار از سوی دانشگاه؛
- همکاری و کمک به سایر کارکنان در رابطه با دسترسی به اهداف مشترک سازمان و پرسنل دانشگاه؛
- رعایت امانت در جریان کار و عدم افشای اسناد و مطالب؛
- انجام سایر امور محوله در حوزه‌ی وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق.
لایحه‌ی وظایف مسؤول تدارکات و خدمات به تعداد 16 مورد از سوی شورای اداری-مالی در تاریخ 1399/9/7 در جلسه شماره هشتم تصویب شده است، توشیح و اجرای آن را اعلام می‌درام.
